1. Программное обеспечение Microsoft Office Как настроить ленту в программах Office 2019

Питер Веверка

Как вы наверняка уже знаете, лента - это вершина всех программ Office. Лента состоит из вкладок. На каждой вкладке команды расположены по группам. Чтобы выполнить задачу, вы посещаете вкладку на Ленте, находите группу с нужной вам командой и выбираете команду. Если вы так склонны, вы можете настроить ленту. Вы можете разместить вкладки и команды, которые вы знаете и любите, где вы хотите найти их на ленте. И вы можете удалять вкладки и команды, которые вам не нужны.

Чтобы настроить ленту, откройте вкладку «Настройка ленты» диалогового окна «Параметры» одним из следующих способов:

  • На вкладке «Файл» выберите «Параметры» и выберите категорию «Настройка ленты» в диалоговом окне «Параметры». Щелкните правой кнопкой мыши вкладку или кнопку и выберите «Настроить ленту».

Вы видите команды для настройки ленты, как показано на рисунке. В правой части диалогового окна («Настройка ленты») перечислены имена вкладок, групп на вкладках и команд внутри групп, которые в настоящее время находятся на ленте. Чтобы настроить ленту, вы расположите правую часть диалогового окна по своему вкусу. Вы перечисляете вкладки, группы и команды, которые вы хотите для ленты в правой части диалогового окна.

Настроить категорию ленты

В левой части диалогового окна («Выбрать команды из») представлены все вкладки, группы и команды в вашей программе Office. Чтобы настроить ленту, выберите вкладку, группу или команду в левой части диалогового окна и переместите ее вправо, нажав кнопку «Добавить».

Продолжайте читать, чтобы узнать, как отображать вкладки, группы и команды в диалоговом окне «Параметры» и как делать все остальное, что относится к настройке ленты. Если вы делаете хэш ленты, вы также найдете инструкции по восстановлению ленты в исходное состояние.

Отобразите и выберите вкладку ленты, имена групп и команд

Чтобы настроить ленту, необходимо отобразить и выбрать имена вкладок, имена групп и имена команд в диалоговом окне «Параметры». Начните с открытия раскрывающихся списков и выбора варианта отображения:

  • Выберите «Команды из»: выберите опцию, чтобы найти вкладку, группу или команду, которую вы хотите добавить на ленту. Например, выберите «Все команды», чтобы просмотреть алфавитный список всех команд в программе Office, в которой вы работаете; выберите Главные вкладки, чтобы увидеть список вкладок. Настройка ленты: выберите параметр, чтобы отображать имена всех вкладок, основных вкладок или вкладок инструментов. Вкладки инструментов - это контекстно-зависимые вкладки, которые появляются после того, как вы вставили или щелкнули что-то. Например, вкладки «Инструменты таблиц» появляются при создании таблиц в Word.

После выбора параметров отображения в раскрывающихся списках можно отобразить имена групп и команд:

  • Отображение имен групп: щелкните значок со знаком плюс рядом с именем вкладки, чтобы увидеть названия ее групп. Вы можете щелкнуть значок со знаком минус, чтобы сложить имена групп обратно в название вкладки. Отображение имен команд в группах: щелкните значок со знаком плюс рядом с именем группы, чтобы увидеть названия ее команд. Вы можете щелкнуть значок минус, чтобы свернуть названия команд.

После отображения названия вкладки, группы или команды щелкните, чтобы выбрать ее.

Как перемещать вкладки и группы на ленте

Чтобы изменить порядок вкладок на ленте или групп на вкладке, перейдите в категорию «Настройка ленты» диалогового окна «Параметры» и выберите название вкладки или группы в правой части диалогового окна. Затем нажмите кнопку «Вверх» или «Вниз» (кнопки со стрелками, расположенные в правой части диалогового окна). При необходимости нажимайте эти кнопки, пока вкладки или группы не будут в том порядке, который вы считаете нужным.

Будьте осторожны с перемещением групп, нажимая кнопку «Вверх» или «Вниз». Слишком многократное нажатие на эти кнопки может переместить группу на другую вкладку на ленте.

Добавить, удалить и переименовать вкладки, группы и команды на ленте

В диалоговом окне «Параметры» отобразите и выберите вкладку, группу или команду, которую хотите добавить, удалить или переименовать. Затем добавьте, удалите или переименуйте его.

Добавление элементов на ленту

Выполните следующие действия, чтобы добавить вкладку, группу или команду на ленту:

  1.  В левой части категории «Настройка ленты» диалогового окна «Параметры» выберите вкладку, группу или команду, которую хотите добавить. Например, чтобы добавить группу «Таблицы» на вкладку «Главная», выберите группу «Таблицы». Команды могут быть добавлены только в пользовательские группы. Чтобы добавить команду на ленту, создайте новую группу для команды.  В правой части диалогового окна выберите вкладку или пользовательскую группу, в которую вы хотите поместить элемент. Если вы добавляете вкладку на ленту, выберите вкладку. Добавленная вкладка будет идти после выбранной вкладки.  Нажмите кнопку Добавить.

Извлечение предметов с ленты

Выполните следующие действия, чтобы удалить вкладку, группу или команду с ленты:

  1.  В правой части категории «Настройка ленты» диалогового окна «Параметры» выберите вкладку, группу или команду, которую хотите удалить.  Нажмите кнопку Удалить.

За исключением вкладок, которые вы создаете сами, вы не можете удалять вкладки с ленты. И вы не можете удалить команду, если не удалите ее из группы, которую создали сами.

Переименование вкладок и групп

Извините, вы не можете переименовать команду. Выполните следующие действия, чтобы переименовать вкладку или группу:

  1.  В правой части категории «Настройка ленты» диалогового окна «Параметры» выберите вкладку или группу, которую вы хотите переименовать.  Нажмите кнопку Переименовать. Вы увидите диалоговое окно Rename, как показано.  Введите новое имя и нажмите ОК. При переименовании группы, которую вы создали самостоятельно, вы можете выбрать символ для группы в диалоговом окне «Переименовать».
Переименование вкладок ленты

Как создать новые вкладки и группы ленты

Создайте новые вкладки и группы на ленте для команд, которые особенно полезны для вас. Чтобы создать новую вкладку или группу, выполните следующие действия в категории «Настройка ленты» диалогового окна «Параметры»:

  1.  В правой части диалогового окна отобразите и выберите название вкладки или группы. Вкладка: если вы создаете вкладку, выберите имя вкладки. Созданная вами вкладка появится после выбранной вкладки. Группа: если вы создаете группу, выберите имя группы. Созданная вами группа появится после выбранной вами группы. Нажмите кнопку «Новая вкладка» или «Новая группа». Ваша программа Office создает новую вкладку или группу под названием «Новая вкладка (Пользовательская)» или «Новая группа (Пользовательская)». Если вы создали вкладку, Office также создает новую группу внутри новой вкладки. Нажмите кнопку «Переименовать», чтобы дать вкладке, группе или обоим названиям. В диалоговом окне «Переименование» введите описательное имя и нажмите «ОК». Если вы называете группу, диалоговое окно Rename дает вам возможность выбрать значок, чтобы помочь идентифицировать группу. Добавьте группы, команды или и то, и другое на вновь созданную вкладку или группу.

Как сбросить настройки ленты

Если вы сделаете хэш ленты, не все потеряно, потому что вы можете восстановить исходные настройки. В диалоговом окне «Параметры» нажмите кнопку «Сброс» и выберите одну из следующих команд в раскрывающемся списке:

  • Сбросить только выбранную вкладку ленты: выберите имя вкладки в правой части диалогового окна «Параметры» и выберите эту команду, чтобы восстановить вкладку в исходное состояние. Сбросить все настройки: выберите эту команду, чтобы полностью восстановить ленту. Все сделанные вами изменения отменяются.

Вы также можете удалить созданные вкладки и группы, если обнаружите, что они вам не нужны.

  1. Программное обеспечение Microsoft Office Как создать диаграммы в Office 365

Питер Веверка

Любители диаграмм и графиков будут рады узнать, что поместить диаграмму в документ Word, лист Excel или слайд PowerPoint - все это доступно в составе Microsoft Office 365 - довольно просто. Прежде чем углубляться в детали, вот основные шаги, которые должен знать каждый для создания диаграммы в Word, Excel и PowerPoint:

  1.  Перейдите на вкладку Вставка.  Если вы работаете в Microsoft Excel, выберите данные, которые вы будете использовать для создания диаграммы (в Word и PowerPoint перейдите к шагу 3). В Excel вы выбираете данные на листе до создания диаграммы, но в Word и PowerPoint вы вводите данные для диаграммы после ее создания.  Выберите вид диаграммы, которую вы хотите. Выбор типа диаграммы зависит от того, в какой программе вы работаете: Excel: на вкладке «Вставка» откройте раскрывающийся список на одной из кнопок в группе «Диаграммы» (столбец, столбец и т. Д.) И выберите тип диаграммы; или нажмите кнопку «Рекомендованные диаграммы» или кнопку «Группа диаграмм», чтобы открыть диалоговое окно «Вставка диаграммы» и выбрать там диаграмму. Как показано, диалоговое окно «Вставка диаграммы» показывает все виды диаграмм, которые вы можете создать. Перейдите на вкладку «Рекомендованные диаграммы», чтобы увидеть, какие диаграммы рекомендует Excel.  Word и PowerPoint: нажмите кнопку «Диаграмма». Появится диалоговое окно Вставить диаграмму. Выберите тип диаграммы, выберите вариант и нажмите «ОК». Сетка данных откроется на вашем экране. (В PowerPoint также можно щелкнуть значок «Диаграмма» во фрейме-заполнителе, чтобы открыть диалоговое окно «Вставка диаграммы».)  В Word и PowerPoint замените пример данных в сетке данных данными, необходимыми для создания диаграммы. После завершения ввода данных нажмите кнопку «Закрыть» в сетке данных.  Измените вашу диаграмму, если хотите. На вкладках и кнопках Chart Tools справа от диаграммы предлагаются команды для того, чтобы диаграмма выглядела просто так.
выбор диаграммы

Нажмите кнопку «Недавние» в диалоговом окне «Вставка диаграммы», чтобы увидеть все диаграммы, которые вы исследовали при поиске нужной диаграммы.

А если вы решите удалить созданный вами график? Щелкните по периметру, чтобы выбрать его, а затем нажмите клавишу Delete.

Как правильно выбрать график

Если вы поклонник диаграмм, огромный выбор диаграмм может заставить вас почувствовать себя ребенком в кондитерской, но если диаграммы вам не нравятся, богатство диаграмм, из которых вы можете выбирать, может быть пугающим. Вы можете выбрать среди диаграмм в 17 категориях. Какой график лучше? Золотое правило при выборе типа диаграммы состоит в том, чтобы выбрать тот, который представляет информацию в самом ярком свете. Целью диаграммы является сравнение информации по различным категориям. Выберите диаграмму, которая вычерчивает сравнение, чтобы другие могли четко делать сравнения. Таблица описывает 17 типов диаграмм и вкратце объясняет, когда использовать диаграммы каждого типа.

Как предоставить необработанные данные для вашего графика

Каждая диаграмма построена из необработанных данных - чисел и меток, которые вы выбираете на листе Excel (в Excel) или вводите в сетку данных (в Word и PowerPoint). Если вы работаете в Word или PowerPoint, в сетке данных вы видите примеры данных в диапазоне данных, как показано. Информация внутри диапазона данных используется для создания диаграммы. Вы можете сказать, где диапазон данных начинается и заканчивается, потому что он заключен в синюю рамку. Ваша задача - заменить данные выборки в диапазоне данных собственными данными. По мере ввода данных диаграмма на слайде или странице приобретает форму.

введите данные в сетку данных

Когда вы вводите числа и метки в сетку данных, наблюдайте, как ваша диаграмма принимает форму. Вот основы ввода данных в сетку данных:

  • Ввод данных в ячейку: ячейка - это поле в сетке данных, где пересекаются столбец и строка; каждая ячейка может содержать один элемент данных. Чтобы ввести данные в ячейку, щелкните ячейку и начните вводить текст. Когда вы закончите, нажмите Enter, нажмите Tab или щелкните другую ячейку. Удаление данных в ячейке. Чтобы удалить данные в ячейке, включая образцы данных, щелкните ячейку и нажмите «Удалить». Отображение чисел. Если число слишком велико, чтобы поместиться в ячейке, оно отображается в научной записи (можно дважды щелкнуть число, чтобы увеличить ячейку, в которой оно находится). Не беспокойтесь - номер все еще записывается и используется для создания вашего графика. Вы можете отобразить большие числа, расширив столбцы, в которых они найдены. Переместите указатель между буквами столбца (A, B и т. Д. В верхней части листа), и когда вы увидите двуглавую стрелку, щелкните и перетащите вправо. Изменение размера диапазона данных. Чтобы поместить больше или меньше ячеек в диапазон данных, переместите указатель в правый нижний угол диапазона данных, а когда указатель изменится на двуглавую стрелку, щелкните и перетащите, чтобы синее поле содержит только те данные, которые вы хотите получить для своего графика.

Сетка данных предлагает кнопку Изменить данные в Microsoft Excel, если вы хотите ввести данные для своей диаграммы в Excel. Нажмите эту кнопку и введите данные в Excel, если вам удобно работать там.

В Word и PowerPoint в любое время нажмите кнопку «Изменить данные» на вкладке «Дизайн» («Инструменты диаграммы»), чтобы открыть сетку данных и поиграть с числами и данными, из которых создается ваша диаграмма.

Как разместить диаграмму в книге, на странице или на слайде

Чтобы изменить положение диаграммы, щелкните, чтобы выбрать ее, щелкните по ее периметру, и когда вы увидите стрелку с четырьмя головами, начните перетаскивание. В противном случае, следуйте этим инструкциям, чтобы разместить свой график там, где вы хотите:

  • Excel. Чтобы переместить диаграмму на другой лист или создать новый лист для хранения диаграммы, перейдите на вкладку «Дизайн» («Инструменты для диаграммы») и нажмите кнопку «Переместить диаграмму». Вы увидите диалоговое окно Move Chart. Чтобы переместить диаграмму на другой лист, нажмите кнопку «Объект в», выберите лист в раскрывающемся списке и нажмите «ОК». Чтобы создать новый лист для диаграммы, нажмите кнопку «Новый лист», введите имя для нового листа и нажмите «ОК». Word: Начиная с представления «Макет печати», выберите диаграмму, а затем на вкладке «Формат» или «Формат» («Инструменты диаграммы») нажмите кнопку «Положение» (может потребоваться сначала нажать кнопку «Упорядочить», в зависимости от размера экрана). Вы увидите раскрывающийся список с параметрами переноса текста. Выберите опцию, которая описывает, как вы хотите, чтобы окружающий текст вел себя, когда он врезался в вашу диаграмму.

Вы также можете расположить диаграмму, выбрав ее, нажав кнопку «Параметры макета» и выбрав параметр в раскрывающемся меню «Параметры макета». Кнопка «Параметры макета» появляется справа от графика после его выбора.

  • PowerPoint: выберите диаграмму и перетащите ее на слайде в правильное положение.
  1. Программное обеспечение Microsoft Office Как изменить внешний вид диаграммы в Office 365

Питер Веверка

В Office представлено много разных способов уточнения графика. Как показано, вы можете нажать одну из трех кнопок - «Элементы диаграммы», «Стили диаграммы» или «Фильтры диаграммы», которые появляются рядом с диаграммой при ее выборе. Вы также можете перейти на вкладку «Дизайн» (вкладка «Инструменты») и «Формат» У вас много возможностей поработать с графиком.

изменение графиков в Office

На этих страницах объясняется, как изменить внешний вид и макет диаграммы в программах Microsoft Off 365, начиная с самого большого изменения, которое вы можете внести - замены одного типа диаграммы на другой.

Как изменить тип графика

Самый большой способ изменить диаграмму - это отказаться от нее в пользу другого типа диаграммы. К счастью для вас, Office упрощает эту задачу в Microsoft Excel, Word и PowerPoint. Выполните следующие шаги, чтобы превратить тыкву в карету или существующую диаграмму в диаграмму другого вида:

  1.  Нажмите на свой график, чтобы выбрать его.  На вкладке «Дизайн» («Инструменты для диаграммы») нажмите кнопку «Изменить тип диаграммы» или щелкните правой кнопкой мыши свою диаграмму и выберите «Изменить тип диаграммы» в контекстном меню. Откроется диалоговое окно «Изменить тип диаграммы». Это выглядит знакомо? Это то же самое диалоговое окно, которое вы использовали для создания вашей диаграммы.  Выберите новый тип диаграммы и нажмите ОК. Не все типы диаграмм могут быть успешно преобразованы в другие типы диаграмм. Возможно, вы создали монстра, и в этом случае вернитесь к шагу 1 и начните все сначала или нажмите кнопку «Отменить».

Как изменить размер и форму диаграммы

Чтобы сделать диаграмму выше или шире, следуйте этим инструкциям:

  • Щелкните по периметру диаграммы, чтобы выбрать ее, а затем перетащите ручку сбоку, чтобы сделать ее шире, или ручку сверху или снизу, чтобы сделать ее выше. Перейдите на вкладку «Формат» («Инструменты для диаграммы») и введите измерения в поля «Высота» и «Ширина». Вы можете найти эти поля в группе «Размер» (вам может потребоваться нажать кнопку «Размер», чтобы увидеть их, в зависимости от размера экрана).

Как выбрать новый вид для вашей диаграммы

Выберите свой график и поэкспериментируйте с этими различными способами, чтобы изменить его внешний вид:

  • Выбор стиля диаграммы. На вкладке «Дизайн» («Инструменты для диаграммы») выберите параметр в галерее «Стили диаграммы». Или нажмите кнопку «Стили диаграммы» и выберите стиль в раскрывающемся меню. Эти параметры галереи довольно сложны. Вам будет трудно создать эти диаграммы самостоятельно. Изменение цветовой схемы. На вкладке «Дизайн» («Инструменты диаграммы») нажмите кнопку «Изменить цвета» и выберите цвет в раскрывающемся списке. Или нажмите кнопку «Стили диаграммы» и выберите цвет в раскрывающемся меню.

Если ваш файл содержит более одной диаграммы, приведите ее в соответствие друг с другом. Дайте им похожий вид, чтобы ваш файл не превратился в показ мод чарта. Вы можете сделать диаграммы совместимыми друг с другом, выбрав похожие параметры для диаграмм в галерее Стили диаграмм.

Как изменить макет диаграммы

Графики состоят из разных элементов - легенды, надписей и названий. На следующем рисунке показаны элементы диаграммы. Где эти элементы появляются, зависит от вас. Независимо от того, включить их или нет, решать вам Например, вы можете разместить легенду с правой стороны диаграммы или обойтись без легенды. Выбирая, какие элементы включать и куда помещать элементы, вы создаете макет для своей диаграммы.

элементы макета офисной диаграммы

Выберите свою диаграмму и экспериментируйте с этими методами, чтобы выбрать макет:

  • На вкладке «Дизайн» («Инструменты диаграммы») нажмите кнопку «Быстрый макет» и выберите параметр в галерее. На вкладке «Дизайн» («Инструменты диаграммы») нажмите кнопку «Добавить элемент диаграммы». Затем выберите элемент в раскрывающемся списке и в подменю выберите, нужно ли разместить элемент (параметр «Нет») или где его разместить. Нажмите кнопку «Элементы диаграммы», выберите элемент в раскрывающемся меню и укажите, следует ли разместить его (параметр «Нет») или где его разместить. На следующем рисунке, например, показано, как выбрать место для размещения легенды.
элементы диаграммы

Наведите указатель мыши на параметры в меню «Элементы диаграммы» и взгляните на свой график. Вы можете сразу увидеть, что каждый параметр делает с вашим графиком.

Чтобы удалить имена серий или категорий из диаграммы, нажмите кнопку «Фильтры диаграмм» и в раскрывающемся меню отмените выбор кнопки выбора столбца или строки.

Как обращаться с линиями сетки

Линии сетки - это линии, которые пересекают диаграмму и показывают измерения значений. Большинство диаграмм включают основные линии сетки, чтобы показать, где столбцы или столбцы встречаются или превосходят основную единицу измерения, и вы также можете включить более слабые, незначительные линии сетки, которые отмечают менее значимые измерения.

Используйте эти методы для обработки линий сетки:

  • На вкладке «Дизайн» («Инструменты для диаграммы») нажмите кнопку «Добавить элемент диаграммы», выберите «Сетки» в раскрывающемся списке и выберите или отмените выбор параметра в подменю. Нажмите кнопку «Элементы диаграммы», выберите «Линии сетки» и установите или снимите флажок в подменю, как показано.
Кнопка Элементы диаграммы

Отмена выбора всех параметров линии сетки приводит к удалению линий сетки с графика. Выберите «Дополнительные параметры» в подменю, чтобы открыть панель задач «Формат основных линий сетки», где вы можете изменить цвет линий сетки, сделать линии сетки полупрозрачными, а также сделать линии сетки более широкими или более узкими.

Линии сетки имеют важное значение для помощи в чтении диаграмм, но нужно быть очень, очень осторожным при отображении незначительных линий сетки на диаграммах. Эти линии могут сделать вашу диаграмму нечитаемой. Они могут превратить очень хороший график в безвкусный костюм в полоску.

Как изменить цвет элемента диаграммы, шрифт или другие особенности

На вкладке «Формат» («Инструменты для диаграммы») можно изменить цвет, ширину линии, шрифт или размер шрифта элемента диаграммы. Перейдите на вкладку «Формат» («Инструменты для диаграммы»), например, чтобы изменить цвет столбцов в столбчатой ​​диаграмме, цвет текста или цвет фона диаграммы.

Выполните следующие основные шаги, чтобы изменить цвет, ширину линии, шрифт или размер шрифта в части диаграммы:

  1.  Перейдите на вкладку Формат (Инструменты диаграммы).  В раскрывающемся списке «Элементы диаграммы» выберите элемент диаграммы, который необходимо изменить. Вы можете найти этот список в верхнем левом углу экрана, как показано.  Нажмите кнопку выбора формата. Откроется панель задач Формат.  Отформатируйте выбранный вами элемент диаграммы. На панели задач «Формат» вы можете найти все инструменты, необходимые для изменения цвета, контура и размера элемента диаграммы.
Раскрывающийся список Элементы диаграммы

Если ваши эксперименты с ретушированием диаграммы оказались неудачными и вы хотите начать все сначала, нажмите кнопку «Сбросить для соответствия стилю» на вкладке «Формат» («Инструменты для диаграммы»).

  1. Программное обеспечение Microsoft Office Как сотрудничать в SharePoint из Office 365

Питер Веверка

SharePoint - это веб-платформа коллективной работы Microsoft. Предприятия используют SharePoint Online для хранения документов, управления проектами и позволяют коллегам сотрудничать друг с другом.

SharePoint Online не обязательно вездесущ (присутствует или встречается везде), но пытается это сделать. Сайты SharePoint Online спроектированы так, чтобы они были доступны везде - с настольного компьютера, ноутбука, планшетного ПК или смартфона. Независимо от того, какое устройство вы используете, контент должен быть доступным и удобным для пользователя.

В этой статье рассказывается о SharePoint Online, рассказывается, как ориентироваться в групповом сайте, загружать и работать с файлами в библиотеках документов, обмениваться файлами с коллегами, синхронизировать файлы и обновлять свой профиль Office 365.

Представляем команды сайтов

Сайт группы SharePoint - это рабочее пространство для совместной работы, в котором коллеги могут работать над одними и теми же файлами, отслеживать проекты и взаимодействовать друг с другом.

На рисунке показан типичный сайт группы SharePoint Online в окне Office 365. Эти сайты могут выглядеть по-разному в зависимости от того, как их настраивают администраторы сайта, но у них одни и те же общие инструменты. Сайт группы предоставляет средства для открытия приложений Office 365, загрузки и выгрузки файлов и совместной работы с коллегами. На этих страницах объясняется, как войти на сайт группы и как обойти экран.

Сайт группы SharePoint Online

Вход на сайт команды

Вам нужен пароль и сетевой адрес для входа на сайт группы SharePoint. Скорее всего, вы получите эти предметы у вашего дружелюбного системного администратора. Выполните следующие действия, чтобы войти на сайт группы SharePoint:

  1.  Откройте веб-браузер и перейдите на сайт группы вашей организации. Как будет выглядеть веб-адрес сайта вашей группы, зависит от того, использует ли ваша компания свое собственное доменное имя (например, company.com) или формат имен по умолчанию в Office 365 (который выглядит примерно как yourcompany.sharepoint.com).  Если вас попросят ввести учетные данные, введите свое имя пользователя, введите пароль и нажмите ОК. Что будет дальше, зависит от того, как выглядит ваша локальная (локальная) среда и как администратор настроил SharePoint. Вы можете попасть на сайт команды без необходимости ввода вашего имени пользователя и пароля.

Найти свой путь по сайту группы SharePoint Online

Обратитесь к предыдущему рисунку, когда вы путешествуете по типичному сайту команды Sharepoint:

  • Панель запуска приложений: для запуска веб-приложений Office 365. Из-за своего внешнего вида его иногда называют вафельным меню. Уведомления: для получения административных и пользовательских оповещений. Настройки: для изменения пользовательских настроек. Какие варианты вы получите, зависит от вашего уровня привилегий. Меню пользователя: для входа, выхода и просмотра вашего профиля. Поиск по сайту: для поиска контента на сайте. Панель навигации: для доступа к популярному контенту на сайте группы. Обычно администратор сайта определяет, что отображается на панели навигации. Списки: для перечисления задач, которые необходимо выполнить, включая рабочие элементы проекта и общие задачи «сделать». SharePoint предлагает готовые шаблоны для различных типов списков, многие из которых позволяют назначать элементы списка конкретным пользователям SharePoint. Библиотеки документов: для размещения файлов, которые вы и другие члены команды можете открывать и работать над ними.

Сайт SharePoint - это веб-сайт, как и любой другой. Вы можете создавать закладки в своем браузере для тех мест в SharePoint, которые вы часто посещаете.

Как работать с библиотеками документов

Библиотека документов является основным хранилищем данных на сайте SharePoint. Не позволяйте слово документ обмануть вас. Вы можете хранить файлы любого типа в библиотеке документов.

Используйте библиотеку документов для хранения файлов с целью совместной работы. На этих страницах объясняется, как открывать файлы в библиотеке документов, загружать файлы, совместно редактировать файлы и обмениваться файлами.

Открытие файла в библиотеке документов

Выполните следующие действия, чтобы найти и открыть файл:

  1.  Используйте панель навигации, чтобы найти и выбрать файл, который вы хотите открыть. Администратор, возможно, разместил ярлык для библиотеки документов на домашней странице сайта группы или в другом месте на сайте.  Нажмите кнопку «Открыть» (три точки) рядом с именем файла, который вы хотите открыть. Появится всплывающее окно, как показано. Он показывает вам предварительный просмотр файла, чтобы вы могли убедиться, что вы открыли правильный.  Нажмите кнопку «Дополнительные действия» (снова три точки). На рисунке показано, где находится кнопка «Дополнительные действия». Появится всплывающее меню со всеми возможными действиями, которые вы можете выполнить с файлом, как показано.  Откройте файл. Вы можете открыть файл в настольном приложении Office или в Office Web App:
  • Офисное приложение для рабочего стола: выберите первый вариант во всплывающем меню. Например, если вы имеете дело с документом Word, выберите «Открыть в Word». Файл загружается на ваш компьютер, чтобы вы могли работать с ним там. Изменения, внесенные в файл на вашем компьютере, автоматически загружаются в копию, хранящуюся в SharePoint. Office Web App: выберите второй вариант во всплывающем меню, вариант со словом «онлайн» в названии. Откроется веб-приложение, позволяющее редактировать файл.
Библиотека документов SharePoint

Вот ярлык: чтобы открыть файл в Office Web App, просто щелкните его имя в библиотеке документов.

Как работать с коллегами по одному файлу

Иногда, когда вы пытаетесь открыть файл, вы не можете сделать это, потому что кто-то пришел туда первым. Администраторы решают, могут ли несколько человек одновременно редактировать файл.

Если файл разрешает более одного редактора, выполните следующие действия, чтобы открыть файл, который в данный момент редактируется, и внести свой вклад:

  1.  Откройте файл в библиотеке документов. Предыдущая тема в этой главе объясняет, как открыть файл. На следующем рисунке показан файл Word, открытый в Word Web App.  Ищите признаки того, что файл в настоящее время редактируется коллегой. Как показано, Word Web App сообщает вам имена (или имена) других людей, работающих над файлом. Если вы посмотрите внимательно, вы также можете увидеть расположение курсора других редакторов. SharePoint прекрасно работает, позволяя нескольким людям совместно работать над одним файлом.  Внесите свои редакционные изменения в файл.  Когда вы закончите редактирование, нажмите кнопку «Назад» в веб-браузере или панель запуска приложений Office 365, чтобы вернуться на сайт группы. Не беспокойтесь о сохранении изменений в файле. Office 365 сохраняет ваши изменения автоматически.
Совместное редактирование в SharePoint Online

Как загрузить файлы в библиотеку документов

Чтобы загрузить файл со своего компьютера в библиотеку документов SharePoint Online, выполните следующие действия:

  1.  В SharePoint перейдите в библиотеку документов, куда вы хотите загрузить файл.  Нажмите Загрузить. Как показано на следующем рисунке, появляется диалоговое окно «Добавить документ». Если вы не видите кнопку «Загрузить» в библиотеке документов, обратитесь к администратору. Возможно, у вас нет разрешения на загрузку файлов.  В диалоговом окне «Добавить документ» нажмите кнопку «Выбрать файлы».  В диалоговом окне «Открыть» выберите файл, который вы хотите загрузить, и нажмите «Открыть». Вы можете загрузить более одного файла, выбрав более одного в диалоговом окне Открыть.  В диалоговом окне Добавить документ введите комментарии к версии, если это необходимо. SharePoint можно настроить для хранения нескольких версий одного и того же документа. Ваш администратор может потребовать от вас ввода комментариев для описания загружаемого вами файла.  Нажмите ОК. Пока вы это делаете, посмотрите, отображается ли загруженный файл в библиотеке документов.
загрузка в библиотеку документов

Чтобы загрузить файлы, вы можете перетащить один или несколько файлов из окна проводника на своем компьютере и поместить их в библиотеку документов. Как удобно!

Как поделиться файлами с коллегами

В терминологии SharePoint совместное использование означает информирование коллег о файле, который они могут редактировать. После того, как вы поделитесь файлом, вы можете по электронной почте предупредить коллег о том, что файл предоставлен в общий доступ. Иногда администраторы не позволяют кому-то делиться файлом, но если вы можете делиться файлами, выполните следующие действия, чтобы поделиться файлом с коллегой:

  1.  Найдите файл, которым вы хотите поделиться, и нажмите кнопку Открыть. Найдите три точки рядом с именем файла, чтобы найти кнопку Открыть. Появится всплывающее окно.  Нажмите «Поделиться» в нижней части всплывающего окна. Вы увидите диалоговое окно «Поделиться», как показано на рисунке. офис-приглашающий-сотрудничество Приглашение сотрудника для совместной работы над файлом.  Введите имя человека, с которым вы хотите поделиться файлом. SharePoint открывает раскрывающийся список, как только вы начинаете печатать. Вы можете выбрать имя из списка.  Введите описательное сообщение. Вы можете объяснить, что это за файл и почему вы хотите поделиться им.  Выберите или отмените выбор параметра «Требовать входа». Снимите флажок «Требовать входа», если вы хотите предоставить доступ к файлу другим пользователям. Для обычного делового использования выберите этот параметр, чтобы убедиться, что только члены сайта группы могут просматривать файл.  Выберите вариант «Отправить приглашение по электронной почте».  Нажмите кнопку «Поделиться».

На следующем рисунке показано, как выглядит сообщение об обмене для получающего его человека. Получатель может нажать кнопку «Открыть», чтобы открыть файл и приступить к работе с ним.

SharePoint приглашение поделиться

Приглашение поделиться файлом.

Как просматривать файлы в автономном режиме

Иногда ваш компьютер не может получить доступ к порталу SharePoint Online. Например, представьте, что вы в самолете и вам нужно обновить некоторые рабочие файлы, но вы не подключены к SharePoint. Чтобы решить эту проблему автономного доступа к документам, Office 365 дает нам возможность синхронизировать файлы. Синхронизация позволяет получать доступ к файлам на основе SharePoint на локальном компьютере и не беспокоиться о наличии подключения к Интернету. После повторного подключения к Интернету (после приземления самолета) OneDrive синхронизирует файлы со своими онлайн-аналогами.

Важно понимать, что OneDrive синхронизирует две копии каждого файла: одна копия хранится в библиотеке документов SharePoint Online, а другая - локально на вашем компьютере.

Выполните следующие действия для синхронизации файлов SharePoint с файлами с одинаковыми именами в OneDrive:

  1.  В SharePoint найдите библиотеку документов, которую вы хотите синхронизировать с вашим компьютером. Вам не нужно синхронизировать каждую библиотеку документов сайта группы. Синхронизируйте только те файлы, к которым вы хотите иметь доступ в автономном режиме.  В меню библиотеки документов нажмите «Синхронизировать». На следующем рисунке показано расположение кнопки синхронизации. Всплывающее уведомление сообщает, что SharePoint загружает содержимое библиотеки документов и синхронизирует его с клиентом OneDrive для бизнеса.  В области уведомлений панели задач Windows 10 щелкните значок OneDrive. Как показано, этот значок выглядит как облако. Появится список недавно синхронизированных файлов, в данном случае это файлы из библиотеки документов.  В окне OneDrive нажмите «Открыть папку» для просмотра локальных копий файлов. Отныне вы можете работать с этими файлами локально или напрямую из SharePoint. OneDrive автоматически синхронизирует все изменения.
Файлы SharePoint в автономном режиме

Углубиться в Office 365

Office 365 предлагает экран Delve для обновления вашего профиля и лучшего общения с членами команды. В зависимости от размера вашей организации, обновление вашего профиля Office 365 может быть чрезвычайно полезным. Сотрудники могут просмотреть ваш профиль Office 365, чтобы убедиться, что вы подходите для проекта. Они могут посмотреть на ваш профиль, чтобы узнать, как вас найти. Экран Delve немного похож на портал социальных сетей в том смысле, что он предлагает удобный способ общения с вашей командой.

Выполните следующие действия, чтобы углубиться в Office 365:

  1.  В SharePoint Online откройте меню «Пользователь» и нажмите «Мой профиль». Меню пользователя находится в правом верхнем углу экрана Office 365. Откроется экран Delve, как показано на рисунке.  Используйте элементы управления на экране Delve, чтобы обновить свой профиль и взаимодействовать с коллегами. Вы можете настроить этот экран, чтобы сделать себя более презентабельным для своих коллег.  Нажмите Обновить профиль, когда вы закончите вносить изменения.
Экран SharePoint Delve