1. Программное обеспечение Microsoft Office Как сотрудничать в SharePoint из Office 365

Питер Веверка

SharePoint - это веб-платформа коллективной работы Microsoft. Предприятия используют SharePoint Online для хранения документов, управления проектами и позволяют коллегам сотрудничать друг с другом.

SharePoint Online не обязательно вездесущ (присутствует или встречается везде), но пытается это сделать. Сайты SharePoint Online спроектированы так, чтобы они были доступны везде - с настольного компьютера, ноутбука, планшетного ПК или смартфона. Независимо от того, какое устройство вы используете, контент должен быть доступным и удобным для пользователя.

В этой статье рассказывается о SharePoint Online, рассказывается, как ориентироваться в групповом сайте, загружать и работать с файлами в библиотеках документов, обмениваться файлами с коллегами, синхронизировать файлы и обновлять свой профиль Office 365.

Представляем команды сайтов

Сайт группы SharePoint - это рабочее пространство для совместной работы, в котором коллеги могут работать над одними и теми же файлами, отслеживать проекты и взаимодействовать друг с другом.

На рисунке показан типичный сайт группы SharePoint Online в окне Office 365. Эти сайты могут выглядеть по-разному в зависимости от того, как их настраивают администраторы сайта, но у них одни и те же общие инструменты. Сайт группы предоставляет средства для открытия приложений Office 365, загрузки и выгрузки файлов и совместной работы с коллегами. На этих страницах объясняется, как войти на сайт группы и как обойти экран.

Сайт группы SharePoint Online

Вход на сайт команды

Вам нужен пароль и сетевой адрес для входа на сайт группы SharePoint. Скорее всего, вы получите эти предметы у вашего дружелюбного системного администратора. Выполните следующие действия, чтобы войти на сайт группы SharePoint:

  1.  Откройте веб-браузер и перейдите на сайт группы вашей организации. Как будет выглядеть веб-адрес сайта вашей группы, зависит от того, использует ли ваша компания свое собственное доменное имя (например, company.com) или формат имен по умолчанию в Office 365 (который выглядит примерно как yourcompany.sharepoint.com).  Если вас попросят ввести учетные данные, введите свое имя пользователя, введите пароль и нажмите ОК. Что будет дальше, зависит от того, как выглядит ваша локальная (локальная) среда и как администратор настроил SharePoint. Вы можете попасть на сайт команды без необходимости ввода вашего имени пользователя и пароля.

Найти свой путь по сайту группы SharePoint Online

Обратитесь к предыдущему рисунку, когда вы путешествуете по типичному сайту команды Sharepoint:

  • Панель запуска приложений: для запуска веб-приложений Office 365. Из-за своего внешнего вида его иногда называют вафельным меню. Уведомления: для получения административных и пользовательских оповещений. Настройки: для изменения пользовательских настроек. Какие варианты вы получите, зависит от вашего уровня привилегий. Меню пользователя: для входа, выхода и просмотра вашего профиля. Поиск по сайту: для поиска контента на сайте. Панель навигации: для доступа к популярному контенту на сайте группы. Обычно администратор сайта определяет, что отображается на панели навигации. Списки: для перечисления задач, которые необходимо выполнить, включая рабочие элементы проекта и общие задачи «сделать». SharePoint предлагает готовые шаблоны для различных типов списков, многие из которых позволяют назначать элементы списка конкретным пользователям SharePoint. Библиотеки документов: для размещения файлов, которые вы и другие члены команды можете открывать и работать над ними.

Сайт SharePoint - это веб-сайт, как и любой другой. Вы можете создавать закладки в своем браузере для тех мест в SharePoint, которые вы часто посещаете.

Как работать с библиотеками документов

Библиотека документов является основным хранилищем данных на сайте SharePoint. Не позволяйте слово документ обмануть вас. Вы можете хранить файлы любого типа в библиотеке документов.

Используйте библиотеку документов для хранения файлов с целью совместной работы. На этих страницах объясняется, как открывать файлы в библиотеке документов, загружать файлы, совместно редактировать файлы и обмениваться файлами.

Открытие файла в библиотеке документов

Выполните следующие действия, чтобы найти и открыть файл:

  1.  Используйте панель навигации, чтобы найти и выбрать файл, который вы хотите открыть. Администратор, возможно, разместил ярлык для библиотеки документов на домашней странице сайта группы или в другом месте на сайте.  Нажмите кнопку «Открыть» (три точки) рядом с именем файла, который вы хотите открыть. Появится всплывающее окно, как показано. Он показывает вам предварительный просмотр файла, чтобы вы могли убедиться, что вы открыли правильный.  Нажмите кнопку «Дополнительные действия» (снова три точки). На рисунке показано, где находится кнопка «Дополнительные действия». Появится всплывающее меню со всеми возможными действиями, которые вы можете выполнить с файлом, как показано.  Откройте файл. Вы можете открыть файл в настольном приложении Office или в Office Web App:
  • Офисное приложение для рабочего стола: выберите первый вариант во всплывающем меню. Например, если вы имеете дело с документом Word, выберите «Открыть в Word». Файл загружается на ваш компьютер, чтобы вы могли работать с ним там. Изменения, внесенные в файл на вашем компьютере, автоматически загружаются в копию, хранящуюся в SharePoint. Office Web App: выберите второй вариант во всплывающем меню, вариант со словом «онлайн» в названии. Откроется веб-приложение, позволяющее редактировать файл.
Библиотека документов SharePoint

Вот ярлык: чтобы открыть файл в Office Web App, просто щелкните его имя в библиотеке документов.

Как работать с коллегами по одному файлу

Иногда, когда вы пытаетесь открыть файл, вы не можете сделать это, потому что кто-то пришел туда первым. Администраторы решают, могут ли несколько человек одновременно редактировать файл.

Если файл разрешает более одного редактора, выполните следующие действия, чтобы открыть файл, который в данный момент редактируется, и внести свой вклад:

  1.  Откройте файл в библиотеке документов. Предыдущая тема в этой главе объясняет, как открыть файл. На следующем рисунке показан файл Word, открытый в Word Web App.  Ищите признаки того, что файл в настоящее время редактируется коллегой. Как показано, Word Web App сообщает вам имена (или имена) других людей, работающих над файлом. Если вы посмотрите внимательно, вы также можете увидеть расположение курсора других редакторов. SharePoint прекрасно работает, позволяя нескольким людям совместно работать над одним файлом.  Внесите свои редакционные изменения в файл.  Когда вы закончите редактирование, нажмите кнопку «Назад» в веб-браузере или панель запуска приложений Office 365, чтобы вернуться на сайт группы. Не беспокойтесь о сохранении изменений в файле. Office 365 сохраняет ваши изменения автоматически.
Совместное редактирование в SharePoint Online

Как загрузить файлы в библиотеку документов

Чтобы загрузить файл со своего компьютера в библиотеку документов SharePoint Online, выполните следующие действия:

  1.  В SharePoint перейдите в библиотеку документов, куда вы хотите загрузить файл.  Нажмите Загрузить. Как показано на следующем рисунке, появляется диалоговое окно «Добавить документ». Если вы не видите кнопку «Загрузить» в библиотеке документов, обратитесь к администратору. Возможно, у вас нет разрешения на загрузку файлов.  В диалоговом окне «Добавить документ» нажмите кнопку «Выбрать файлы».  В диалоговом окне «Открыть» выберите файл, который вы хотите загрузить, и нажмите «Открыть». Вы можете загрузить более одного файла, выбрав более одного в диалоговом окне Открыть.  В диалоговом окне Добавить документ введите комментарии к версии, если это необходимо. SharePoint можно настроить для хранения нескольких версий одного и того же документа. Ваш администратор может потребовать от вас ввода комментариев для описания загружаемого вами файла.  Нажмите ОК. Пока вы это делаете, посмотрите, отображается ли загруженный файл в библиотеке документов.
загрузка в библиотеку документов

Чтобы загрузить файлы, вы можете перетащить один или несколько файлов из окна проводника на своем компьютере и поместить их в библиотеку документов. Как удобно!

Как поделиться файлами с коллегами

В терминологии SharePoint совместное использование означает информирование коллег о файле, который они могут редактировать. После того, как вы поделитесь файлом, вы можете по электронной почте предупредить коллег о том, что файл предоставлен в общий доступ. Иногда администраторы не позволяют кому-то делиться файлом, но если вы можете делиться файлами, выполните следующие действия, чтобы поделиться файлом с коллегой:

  1.  Найдите файл, которым вы хотите поделиться, и нажмите кнопку Открыть. Найдите три точки рядом с именем файла, чтобы найти кнопку Открыть. Появится всплывающее окно.  Нажмите «Поделиться» в нижней части всплывающего окна. Вы увидите диалоговое окно «Поделиться», как показано на рисунке. офис-приглашающий-сотрудничество Приглашение сотрудника для совместной работы над файлом.  Введите имя человека, с которым вы хотите поделиться файлом. SharePoint открывает раскрывающийся список, как только вы начинаете печатать. Вы можете выбрать имя из списка.  Введите описательное сообщение. Вы можете объяснить, что это за файл и почему вы хотите поделиться им.  Выберите или отмените выбор параметра «Требовать входа». Снимите флажок «Требовать входа», если вы хотите предоставить доступ к файлу другим пользователям. Для обычного делового использования выберите этот параметр, чтобы убедиться, что только члены сайта группы могут просматривать файл.  Выберите вариант «Отправить приглашение по электронной почте».  Нажмите кнопку «Поделиться».

На следующем рисунке показано, как выглядит сообщение об обмене для получающего его человека. Получатель может нажать кнопку «Открыть», чтобы открыть файл и приступить к работе с ним.

Приглашение поделиться файлом.

Как просматривать файлы в автономном режиме

Иногда ваш компьютер не может получить доступ к порталу SharePoint Online. Например, представьте, что вы в самолете и вам нужно обновить некоторые рабочие файлы, но вы не подключены к SharePoint. Чтобы решить эту проблему автономного доступа к документам, Office 365 дает нам возможность синхронизировать файлы. Синхронизация позволяет получать доступ к файлам на основе SharePoint на локальном компьютере и не беспокоиться о наличии подключения к Интернету. После повторного подключения к Интернету (после приземления самолета) OneDrive синхронизирует файлы со своими онлайн-аналогами.

Важно понимать, что OneDrive синхронизирует две копии каждого файла: одна копия хранится в библиотеке документов SharePoint Online, а другая - локально на вашем компьютере.

Выполните следующие действия для синхронизации файлов SharePoint с файлами с одинаковыми именами в OneDrive:

  1.  В SharePoint найдите библиотеку документов, которую вы хотите синхронизировать с вашим компьютером. Вам не нужно синхронизировать каждую библиотеку документов сайта группы. Синхронизируйте только те файлы, к которым вы хотите иметь доступ в автономном режиме.  В меню библиотеки документов нажмите «Синхронизировать». На следующем рисунке показано расположение кнопки синхронизации. Всплывающее уведомление сообщает, что SharePoint загружает содержимое библиотеки документов и синхронизирует его с клиентом OneDrive для бизнеса.  В области уведомлений панели задач Windows 10 щелкните значок OneDrive. Как показано, этот значок выглядит как облако. Появится список недавно синхронизированных файлов, в данном случае это файлы из библиотеки документов.  В окне OneDrive нажмите «Открыть папку» для просмотра локальных копий файлов. Отныне вы можете работать с этими файлами локально или напрямую из SharePoint. OneDrive автоматически синхронизирует все изменения.

Углубиться в Office 365

Office 365 предлагает экран Delve для обновления вашего профиля и лучшего общения с членами команды. В зависимости от размера вашей организации, обновление вашего профиля Office 365 может быть чрезвычайно полезным. Сотрудники могут просмотреть ваш профиль Office 365, чтобы убедиться, что вы подходите для проекта. Они могут посмотреть на ваш профиль, чтобы узнать, как вас найти. Экран Delve немного похож на портал социальных сетей в том смысле, что он предлагает удобный способ общения с вашей командой.

Выполните следующие действия, чтобы углубиться в Office 365:

  1.  В SharePoint Online откройте меню «Пользователь» и нажмите «Мой профиль». Меню пользователя находится в правом верхнем углу экрана Office 365. Откроется экран Delve, как показано на рисунке.  Используйте элементы управления на экране Delve, чтобы обновить свой профиль и взаимодействовать с коллегами. Вы можете настроить этот экран, чтобы сделать себя более презентабельным для своих коллег.  Нажмите Обновить профиль, когда вы закончите вносить изменения.